Onboarding à distance : challenges et solutions

Avec l’augmentation de la demande de flexibilité du travail, de plus en plus d’organisations ont choisi de passer en full remote. Leurs nouvelles recrues découvrent ainsi leur nouvel environnement de travail à distance. Un vrai défi pour les services RH qui prennent conscience de cette étape fondamentale de la relation de travail. Découvrez les challenges de l’onboarding à distance et surtout, leurs solutions.

Challenge n° 1 : la préparation du préboarding

Votre candidat a accepté votre proposition d’emploi. Bravo, votre stratégie de recrutement a été payante ! Mais attention, il ne faut pas vous reposer sur vos lauriers. La période qui précède l’onboarding, parfois appelée préboarding, est déterminante pour l’intégration.

Une étude publiée par Indeed révèle que 65 % des employeurs disent avoir été confrontés à des candidats qui ont accepté une offre, puis qui ne se sont pas présentés à leur premier jour de travail. Oui, vous avez bien lu !

Et si l’onboarding est important en présentiel, il l’est tout autant à distance.

Solutions

  • Maintenez un contact régulier avec votre future recrue, de l’acceptation de l’offre jusqu’au démarrage dans l’entreprise.
  • Réglez au maximum l’aspect administratif en amont.
  • Envoyez le planning du jour J.
  • Soyez à l’écoute d’éventuelles questions ou inquiétudes.
  • Envoyez un pack de bienvenue composé par exemple de goodies, comme un mug ou un carnet, à l’image de l’entreprise.
  • Faites savoir à votre nouvelle recrue qu’elle est attendue, quelques mots de la part du manager ou de l’équipe font souvent de l’effet !

 

Challenge n° 2 : les problèmes techniques

En télétravail, un simple problème technique peut couper un collaborateur du reste de son équipe. Et durant la période d’onboarding à distance, cela peut laisser une impression négative de l’entreprise, voire mettre en péril la relation de travail.

Bien qu’il ne soit pas possible d’éviter totalement les problèmes techniques, il est possible de les réduire.

Solutions

  • Envoyez le matériel nécessaire (ordinateur portable, casque audio, smartphone, etc.) suffisamment l’avance pour s’assurer de la réception avant le jour J.
  • Pensez à inclure les coordonnées du service technique en cas de problème.
  • Préparez une FAQ pour anticiper les besoins de votre future recrue.
  • Préparez les accès aux outils SaaS de votre entreprise, à la messagerie, à l’intranet, etc. Et fournissez les informations de connexion en temps voulu.

 

Challenge n° 3 : la présentation de l’entreprise dans un onboarding virtuel

À distance, comment transmettre la vision de l’entreprise ? Est-il possible de communiquer toute la substance des missions de votre organisation par écrans interposés ?

Lorsque l’on connaît l’importance de la culture de l’entreprise dans la relation collaborateur, ce sont des questions sur lesquelles il est important de se pencher.

Solutions : 

  • Mettez en place des activités de découverte de l’entreprise. Vidéo pré-enregistrée de présentation des équipes et de leurs métiers, trombinoscope digital, podcast interne, les possibilités sont vastes et interactives !
  • Proposez une séance de questions / réponses avec l’équipe.
  • Planifiez des rencontres virtuelles individuelles avec les principaux interlocuteurs dans l’entreprise.
  • Publiez une présentation du nouveau collaborateur dans l’intranet de l’organisation.

 

Challenge n° 4 : l’intégration dans l’équipe sans rencontre physique

L’un des plus grands défis de l’onboarding à distance, c’est la gestion des relations humaines.

Comme en présentiel, il faut réussir à créer et maintenir des petits rituels pour encourager la communication et renforcer la cohésion d’équipe.

Mais alors, comment aller au-delà de la barrière virtuelle ?

Solutions : 

  • Préparez un événement en visioconférence pour l’arrivée de votre nouveau collaborateur. 
  • Mettez en place des rituels virtuels, comme un petit-déjeuner ou une pause-café, pour favoriser les échanges informels.
  • Prévoyez des activités divertissantes comme un escape game en ligne, un blind test, ou encore un challenge créatif, pour renforcer la cohésion d’équipe.
  • Proposez un mentorat virtuel pour accompagner votre nouvelle recrue dans ses premiers pas au sein de l’entreprise.

 

Challenge n° 5 : l’apparition de difficultés durant l’onboarding à distance

Il n’est pas toujours facile de recommencer à zéro dans une nouvelle entreprise. Il faut découvrir son poste, se familiariser avec de nouvelles manières de travailler et faire connaissance avec ses collègues.

Lors d’un onboarding à distance, le professionnel est seul devant son écran. À travers les conversations vidéo, il n’est pas toujours facile de percevoir les difficultés rencontrées. 

Pourtant, il faut savoir quand agir avant qu’il ne soit trop tard. Un manque de considération pour l’expérience d’intégration du nouveau collaborateur pourrait se solder par un départ prématuré.

Solutions : 

  • Misez sur une communication manager/collaborateur régulière. Loin de l’idée du micromanagement, il s’agit plutôt de privilégier l’écoute et de donner des opportunités au collaborateur de s’exprimer sur des sujets importants pour lui.
  • Mettez à disposition les informations essentielles à la vie du salarié sur une plateforme digitale. Cela comprend : les procédures d’absence, de congés, de demande d’acompte sur salaire, etc.
  • Recueillez le feedback de votre nouveau collaborateur au sujet de l’onboarding à distance. Il peut être intéressant de faire un point à mi-parcours. Ainsi, vous aurez l’opportunité de rectifier le tir si nécessaire.

 

Challenge n° 6 : la prise de poste à distance

Démarrer un nouveau poste à distance n’est pas chose facile, surtout si le collaborateur n’a pas l’habitude de télétravailler.

Dans tous les cas, les entreprises doivent mettre en place des actions concrètes pour optimiser la prise de poste.

Solutions : 

  • Proposez une initiation aux outils de travail en visioconférence.
  • Préparez des vidéos explicatives avec une solution interactive comme Loom.
  • Désignez un référent dans l’équipe qui pourra accompagner la nouvelle recrue dans la découverte de son nouveau rôle.
  • Mettez en place un programme digital qui rassemble les ressources au sujet du télétravail : travail collaboratif à distance, bien-être physique et mental, etc.

 

Challenge n° 8 : la gestion du temps

Imaginez un instant que vous commencez un poste à distance. Les réunions en visioconférence s’enchaînent. Vous écoutez attentivement, vous posez des questions et vous prenez des notes. Après quelques heures, le rythme ne s’atténue pas. À la fin de la journée, vous êtes fatigué et vous vous demandez si la journée de travail suivante sera similaire.

Ce scénario est loin de ressembler à la journée d’intégration idéale. Pour l’éviter, il faut prendre en compte les particularités de l’onboarding à distance.

Solutions : 

  • Ne saturez pas le planning de votre nouvelle recrue de visioconférences. Prévoyez des moments de pause où elle pourra préparer sa prise de poste de manière autonome.
  • Variez les formats de communication à distance : visioconférence, conversation téléphonique, e-mail, chat, etc.
  • Réduisez au maximum les interactions passives au profit d’échanges interactifs.
  • Scindez une formation en plusieurs sessions. Il est plus facile de se concentrer durant trois séances d’une heure plutôt que durant une session de trois heures.
  • Évitez les longues visioconférences au début et en fin de journée.

 

Le processus d’onboarding à distance est spécifique à chaque structure. Mais en suivant nos conseils, vous construirez les bases solides d’une intégration réussie et fructueuse !

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