Recruter un stagiaire : le guide pratique

Votre entreprise se développe et à besoin d’un coup de pouce ? Vous êtes prêts à consacrer du temps à l’accompagnement d’un professionnel en devenir ? Alors, c’est peut-être le moment de recruter un stagiaire. Mais avant de se lancer dans des recherches, il faut savoir où l’on met les pieds. Découvrez notre guide pour réussir votre recrutement de stagiaire.

Pourquoi recruter un stagiaire ?

Pas encore diplômé, mais motivé et talentueux, un stagiaire peut apporter beaucoup à votre entreprise. 

Regardons plus en détail les avantages à recruter un stagiaire :

  • Un regard frais et des compétences à valoriser. Être débutant sur le marché du travail ne signifie pas ne rien savoir faire. Bien au contraire. Le stagiaire possède une formation à jour sur les compétences d’aujourd’hui. De plus, il a parfois effectué d’autres stages dans son cursus. Dans tous les cas, il a soif d’apprendre et peut apporter une perspective nouvelle sur votre manière de travailler. Soyez ouverts à leurs idées !
  • Un potentiel recrutement. Quoi de mieux que de recruter une personne que vous connaissez déjà ? Une expérience de stage réussie est une occasion d’intégrer le jeune diplômé parmi vos effectifs permanents. Puisque vous connaissez ses compétences, sa personnalité et son adéquation à votre culture d’entreprise, vous n’aurez pas de mauvaise surprise. Et puisque votre future recrue est déjà familière avec votre équipe et les outils que vous utilisez, la période d’onboarding sera allégée. 
  • Un ambassadeur de l’entreprise. Prendre un étudiant sous son aile et passer du temps à le former est un investissement. Non seulement, vous participez à la construction des fondations de sa vie professionnelle, mais vous créez également une opportunité pour développer votre marque employeur. Un stagiaire heureux et satisfait de son expérience va le faire savoir à son entourage personnel, mais aussi étudiant et professionnel… dans lequel se trouvent peut-être de futures recrues !

 

La gestion administrative d’un stagiaire

La convention de stage

Le stagiaire ne fait pas partie des effectifs de l’entreprise. Autrement dit, il n’est pas lié à l’entreprise par un contrat de travail et ne fait pas l’objet d’une déclaration préalable à l’embauche (DPAE).

D’un point de vue légal, recruter un stagiaire nécessite peu de formalités. L’employeur doit signer la convention de stage tripartite qui lie l’entreprise, le stagiaire et l’organisme de formation.

Voici les principaux éléments à inclure dans la convention de stage : 

  • La date de début et de fin du stage
  • Les missions confiées durant cette période
  • Les horaires de travail
  • La gratification de stage et ses modalités de versement
  • Les différents avantages du stagiaire 

Si vous manquez d’inspiration, jetez un œil à ce modèle de convention de stage.

À la fin de la période définie, l’employeur délivre une attestation de stage.

 

La gratification de stage

Dès que la durée du stage dépasse 2 mois, la gratification de stage est obligatoire. Son montant minimum légal est de 3,90 € par heure travaillée pour l’année 2021, soit 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale.

La gratification de stage n’est pas considérée comme une rémunération. Si elle ne dépasse pas le minimum légal, elle est exonérée de charges sociales pour l’entreprise et pour le stagiaire. Le versement doit être effectué à la fin de chaque mois travaillé.

À noter que, pour une durée de stage inférieure à 2 mois, la gratification de stage est facultative.

 

Les droits du stagiaire

Bien que le stagiaire ne fasse pas partie de vos effectifs, il a accès aux mêmes avantages que vos salariés permanents. Ainsi, il peut avoir droit :

  • Au comité d’entreprise
  • Aux tickets restaurants
  • Au remboursement des transports

 

6 conseils pour recruter un stagiaire efficacement

1. Soyez vigilants au timing

Comme dit l’expression : rien ne sert de courir, il faut partir à point. Cela s’applique parfaitement au recrutement d’un stagiaire !

Pour optimiser vos chances de recruter la bonne personne à temps, démarrez votre campagne de recrutement au moins 3 mois avant la date souhaitée de démarrage. À noter que certaines périodes de l’année sont plus propices aux stages que d’autres, comme la fin de l’année scolaire.

 

2. Définissez le profil du stagiaire et ses missions

Comme pour le recrutement d’un salarié, il faut savoir quel profil vous allez cibler. Même si par définition, un stagiaire n’est pas diplômé et a peu d’expérience, vous pouvez établir certains critères de sélection. Par exemple : un niveau d’études, la connaissance d’un logiciel, la maîtrise d’une langue ou un intérêt particulier pour un secteur d’activité.

Il est également important de définir à l’avance les missions que vous allez confier au stagiaire ainsi que le rôle du tuteur ou du mentor qui l’accompagnera tout au long de l’expérience.

 

3. Soignez la rédaction de vos annonces de stage

Ce n’est pas parce qu’un stagiaire est débutant sur le marché du travail qu’il faut lésiner sur les moyens pour lui donner envie de participer à l’aventure.

Rédigez une annonce attrayante, mais réaliste. Évitez de jeter de la poudre aux yeux pour recevoir de nombreuses candidatures si la mission de stage que vous proposez n’est pas à la hauteur. Pour convaincre les candidats, soyez explicites sur les missions et tâches à réaliser. Précisez le profil que vous recherchez ainsi que les objectifs, la durée et le lieu du stage.

N’oubliez pas de mentionner la présence ou non de gratification ainsi que les éventuels avantages auxquels le stagiaire aura droit.

 

4. Soyez visibles

La stratégie de communication de recrutement de stagiaires se distingue de celle des recrutements traditionnels. Il faut vous adapter à votre cible de candidats. Autrement dit, allez les chercher là où ils se trouvent. Contactez les établissements de formation pour qu’ils diffusent vos annonces. Expliquez la mission de votre entreprise, ses activités, ses métiers et les possibilités de carrière.

Privilégiez les sites d’emploi spécialisés étudiants et jeunes diplômés comme Yupeek, stage.fr, l’Etudiant ou encore Jobteaser. Et bien sûr, utilisez les réseaux sociaux pour augmenter la portée de votre recherche. LinkedIn, le célèbre et populaire réseau professionnel est l’endroit idéal pour trouver de jeunes talents en recherche d’une expérience professionnelle. Pour attirer leur attention, optez pour des contenus engageants, comme la vidéo, afin de mettre en valeur votre offre de stage.

 

5. Proposez une sélection interactive

Si votre entreprise est attrayante et que votre campagne de recrutement est efficace, il est probable que vous receviez un volume important de candidatures. Il est alors essentiel de faire un tri dès le début.

Les étudiants ayant souvent peu d’expérience professionnelle, privilégiez une présélection basée sur les soft-skills et la motivation. Certains outils comme herakles.works vous permettent de proposer une expérience engageante tout en vous aidant à choisir les profils les plus pertinents selon vos besoins. 

Et une fois que votre sélection est faite, veillez à fournir une réponse à l’ensemble des candidatures.

 

6. Envisagez les stages virtuels

Vos locaux sont situés dans une zone rurale ? Vous êtes souvent en télétravail ? Pas d’inquiétude, il est tout de même possible de recruter un stagiaire. Une option intéressante est de proposer un stage virtuel.

Cette modalité est particulièrement adaptée pour les secteurs de l’informatique, de la vente à distance, du marketing et de la communication. Mais selon la structure organisationnelle, elle peut convenir à d’autres entreprises.

Un stage à distance étend le champ des possibles pour les étudiants et les entreprises puisque les recherches ne sont plus limitées par un secteur géographique. Une ouverture à l’international est aussi envisageable.

Attention toutefois à prévoir un accompagnement suffisant et une communication régulière pour intégrer l’étudiant à vos équipes.


 

Recruter un stagiaire demande une bonne préparation. Comme pour le recrutement de salariés, placez vos candidats au cœur du processus du recrutement pour apporter une expérience positive.

Tirez profit des outils digitaux pour communiquer sur vos opportunités de stage et sélectionner les meilleurs profils. Ainsi, votre investissement sur l’accompagnement d’un stagiaire sera récompensé par une aide précieuse pour vos équipes, des idées novatrices, et pourquoi pas, un futur recrutement. 

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